En una reunion todos los asistentes se saludaron entre si

Sea cual sea el idioma que se hable, las reuniones siempre empiezan con un saludo. El inglés no es diferente. En inglés, utilice el más formal «Good morning» o «Good afternoon» en lugar de «hello» y recuerde agradecer a todos los asistentes su presencia.

A continuación, si eres tú quien dirige la reunión, deberás anunciar que ésta comienza. Ejemplo: «Buenos días. Parece que están todos aquí, así que vamos a empezar».

Después de eso, estás listo para el siguiente paso. No tiene sentido celebrar una reunión si la gente no sabe cuál es el objetivo de la misma. Si estás a cargo, di: «Hoy estamos aquí para…», «Nuestro objetivo de hoy es…», o «He convocado esta reunión para…», y luego termina con una breve explicación del propósito de tu reunión.

Ejemplo: «Hoy estamos aquí para discutir las cifras de ventas del último trimestre». El último punto del orden del día suele ser «A.O.B.» o «Cualquier otro asunto».

Es importante preguntar si hay algún otro asunto al final de la reunión para dar a todos los asistentes la oportunidad de mencionar cualquier otro asunto que consideren importante y esté relacionado con el tema de la reunión. Al final de una reunión hay que hacer tres cosas: resumir todo lo que se ha discutido, dar las gracias a todos por asistir y despedir la reunión. Pero no es difícil.

Para resumir, utiliza: «Para resumir…» Ejemplo: «En resumen, hemos determinado que las cifras de ventas podrían ser mejores y hemos discutido las soluciones». A continuación, agradece a todos su asistencia: «Gracias a todos por asistir/venir».

Haz saber a todos que está bien marcharse con: «La reunión ha terminado». Por último, si hay una reunión de seguimiento, di: «Nos vemos todos la próxima vez…». Cuando te reúnes y saludas -especialmente en los negocios- siempre presentas a las personas menos importantes a las más importantes.

La forma de hacerlo es decir primero el nombre de la persona más importante, seguido de las palabras «Me gustaría presentarles…» y luego dar el nombre de la otra persona. Asegúrate de añadir algo sobre cada persona para que sepan por qué se les presenta y tengan alguna información con la que iniciar una conversación.

El cliente o el prospecto de negocio es más importante que su jefe. Aquí es donde quieres centrar tu atención. Cuando haces que los demás se sientan importantes, querrán hacer negocios contigo.

Sólo espera que su jefe esté de acuerdo. Al reunirse y saludar, especialmente cuando las cosas se mueven rápidamente o hay varias personas en la conversación, es fácil olvidar los nombres. Es demasiado habitual estar pensando en lo que vas a decir a continuación y no centrarte en la otra persona.

Si te concentras y repites el nombre en cuanto lo oigas, tendrás más posibilidades de recordarlo después. Recordar y utilizar los nombres es uno de los caminos más rápidos para entablar nuevas relaciones y tener un buen comienzo. Los defensores de los rompehielos, que refuerzan el contenido y el cumplimiento de los objetivos de una sesión de formación o creación de equipos, utilizan estas actividades para introducir el contenido de la sesión de formación.

Al mismo tiempo, hay un lugar para un rompehielos divertido cuyo único propósito es ayudar a los asistentes a la sesión a conocerse y apreciarse. Este rompehielos de reunión funciona bien cuando se tiene un grupo de nuevos empleados que acaban de empezar. También es eficaz en reuniones grandes de toda la empresa para ayudar a las personas que trabajan entre departamentos a conocerse mejor.

En las reuniones, los empleados tienen tendencia a sentarse con las personas que mejor conocen en el trabajo. Por lo tanto, los miembros de un departamento se sientan juntos y las personas que tienen el mismo trabajo se sientan juntas. En una reunión de empresa o de departamento, para ayudar a los asistentes a conocer a los compañeros de trabajo fuera de su grupo de trabajo inmediato, estos rompehielos funcionan bien.

Antes de la reunión, compre chocolatinas para cada asistente. Compre una variedad suficiente para dividir a los asistentes en el número deseado de grupos o mesas. Por ejemplo, si quiere que haya cinco empleados en cada grupo pequeño, compre cinco barras de Snickers, cinco barras de caramelo Baby Ruth, y así sucesivamente.

Coloque todas las chocolatinas en una bolsa y pida a los empleados que saquen una chocolatina al entrar en la reunión. Lucy Kellaway escribió para el Financial Times que un viaje de negocios a Singapur se complicó al reunirse con los asistentes a un evento bancario internacional. En una ocasión, al reunirse con un grupo formado por un hombre de China, una mujer de la India y otro de Australia, los cuatro estaban tan confundidos sobre cómo saludarse hasta que se les pasó el momento y no se saludaron.

La Sra. Kellaway explica que la diversidad es algo bueno, excepto cuando se trata de conocer gente, en cuyo caso «la diversidad de saludos es deplorable», ya que hay que tener en cuenta también las preferencias personales de la gente, una vez que se les conoce mejor, uno se encuentra besando y abrazando a algunos colegas y a otros no, lo que tiene la dificultad añadida de sugerir favoritismo. Los brasileños son un pueblo apasionado, por lo que, aunque un firme apretón de manos suele convertirse en el bu